Posta elettronica per il personale

Destinatari del servizio

Tutto il Personale a tempo indeterminato e determinato, docente e tecnico-amministrativo e i dottorandi e dottori di ricerca dell'Ateneo usufruisce gratuitamente del servizio di posta elettronica.

Possono usufruire gratuitamente del servizio anche altri soggetti che operano all'interno delle strutture dell'Ateneo, ovvero le seguenti categorie di personale:

• Titolari di borse di studio e di assegni di ricerca, iscritti a scuole di specializzazione;
• Personale che svolge attività di collaborazione, con contratti di durata minima di sei mesi;
• Professori Emeriti;
• altro personale che ne ha diritto in base alle delibere degli Organi di Governo.

Possono inoltre essere attribuite caselle di posta elettronica a pagamento per attivita' finanziate che coinvolgano l'Ateneo (progetti di ricerca interuniversitari o europei, convenzioni, convegni, riviste o quanto altro non rientri nella attivita' istituzionale dell'Unita' Amministrativa del richiedente).

Il servizio dello CSIAF e le sue caratteristiche

Sono previsti vari tipi di accesso alla casella di posta elettronica:

• da qualunque postazione del mondo, anche da un Internet Point, l'utente può utilizzare la posta elettronica tramite il servizio di webmail, scegliendo tra la connessione in chiaro - http://webmail.unifi.it (meno sicura ma più veloce) - oppure crittografata - https://webmail.unifi.it (più sicura ma più lenta);
• sulla postazione di lavoro abituale l'utente può configurare il programma di posta scegliendo il protocollo di lettura della posta più adatto.

Sono presenti misure di protezione da malware sia in ricezione che in spedizione in quanto:

• è attivo sul server di posta elettronica un sistema antimalware che salvaguarda gli utenti dalla ricezione e dalla spedizione di messaggi infetti;
• può essere inserito un blocco che impedisce alle stazioni di lavoro infette di spedire messaggi di posta elettronica.

Sono presenti varie misure per arginare la ricezione di posta indesiderata (spamming):

• è attivo un sistema antispam che individua ed isola i messaggi considerati spamming, lasciandone il controllo all'utente;
• sul Server sono state adottate ulteriori misure generali antispamming;

Nell'ambito del riconoscimento dell'utente tramite l'autenticazione è possibile:

• modificare la password;
• utilizzare il Server di posta connettendosi da qualunque provider (o da casa o da altre parti del mondo per esempio col proprio portatile), tramite una configurazione che permette l'autenticazione;

I sistemi consentono ad ogni utente l'attivazione della risposta automatica ai messaggi a lui indirizzati.

Al fine di garantire il maggior spazio utile possibile sul server per i messaggi di posta ricevuti o inviati è indispensabile adottare dei criteri di pulizia periodica dei messaggi di posta eliminati. Viene pertanto applicata la policy di eliminazione, con periodicità mensile, dei messaggi contenuti nei "cestini" che risiedono sul server.

Nell'ambito delle attivita' di razionalizzazione dell'utilizzo delle risorse, a partire dal 4 giugno 2011 CSIAF procedera' all'archiviazione dei messaggi di posta elettronica piu' vecchi di un anno.

Tipologie di utenza

Le caselle di posta elettronica possono essere di due tipi:

Caselle personali, con indirizzo nel formato standard stabilito nel "Regolamento di utilizzo dei servizi di comunicazione" dell'Ateneo

• nome.cognome@unifi.it

Caselle di funzione, legate a ruoli specifici svolti all'interno dell'Ateneo, con formato

• funzione@sigla.unifi.it

Attivazione del servizio

Caselle personali
A tutto il personale a tempo indeterminato e determinato, docente e tecnico amministrativo, ai dottorandi dell'Ateneo la casella personale di posta elettronica viene automaticamente assegnata al momento dell'entrata in servizio.

Le altre categorie di personale che possono usufruire di una casella personale, devono fare richiesta di attivazione tramite l'apposito modulo (pdf, rtf), opportunamente compilato, firmato e inviato via fax allo 055 4378117. Per il suddetto personale le caselle postali saranno mantenute attive, salvo richiesta di rinnovo, fino alla scadenza del rapporto con l'Ateneo. La richiesta di rinnovo può essere fatta utilizzando lo stesso modulo utilizzato per l'attivazione.

All'intestatario della casella saranno recapitati, in busta chiusa, i dati relativi alla casella, incluse le credenziali per l'autenticazione (username e password)

Caselle di funzione
A tutte le Unità Amministrative dell'Ateneo vengono assegnate automaticamente le caselle di funzione relative alle figure istituzionali della struttura. Per le funzioni amministrative, tecniche, di didattica o di ricerca legate a ruoli specifici svolti all'interno dell'Ateneo può essere fatta richiesta di casella di funzione a titolo gratuito tramite l'apposito modulo (pdf, rtf), opportunamente compilato, firmato e inviato via fax allo 055 4378117. Per attività finanziate relative a progetti di ricerca interuniversitari o europei, convenzioni, convegni, riviste o quanto altro non rientri nella attività istituzionale dell'Unità Amministrativa del richiedente, può essere fatta richiesta di casella di funzione a pagamento tramite l'apposito modulo (pdf, rtf), opportunamente compilato, firmato e inviato via fax allo 055 4378117.

All'intestatario della casella saranno recapitati, in busta chiusa, i dati relativi alla casella, incluse le credenziali per l'autenticazione (username e password)

Disattivazione del servizio

Caselle personali
Il personale a tempo indeterminato e determinato, docente e tecnico amministrativo, dell’Ateneo perde il diritto alla casella personale di posta elettronica al momento della cessazione del rapporto di lavoro con l’Università.

Quando il Sistema Informativo del Personale rileva che un dipendente non è più in servizio presso l'Ateneo fiorentino, viene attivata la specifica procedura di disattivazione (caso 1). 

Nel caso in cui venga mantenuto un rapporto di collaborazione con una struttura dell'Ateneo, potra' essere inoltrata allo CSIAF una richiesta di mantenimento della casella postale (a scadenza) per un ulteriore periodo, tramite l'apposito modulo (pdf o rtf).

Il Comitato di Gestione di CSIAF, nella seduta del 04/05/2006 ha deliberato di accogliere senza vincoli di scadenza le richieste di uso di una casella di posta elettronica quando siano presentate da Professori Ordinari Emeriti già in servizio presso l'Ateneo; la richiesta può essere fatta tramite l'apposito modulo (pdf, rtf), opportunamente compilato, firmato e inviato via fax allo 055 4378117.

Il Senato Accademico e il Consiglio di Amministrazione, nelle sedute del 14 e 30 settembre 2011, hanno deciso di adottare, per il biennio 2011/2013, alcune misure organizzative al fine di favorire il completamento delle attività di ricerca e di formazione in corso di svolgimento da parte del personale che, alla stregua di quanto disposto dall'art. 25 della legge 30 dicembre 2010, n. 240, cesserà dal servizio dal 1 novembre dell'anno 2011; tali misure prevedono, tra l'altro, il mantenimento della casella di posta elettronica. La procedura prevede che l'interessato presenti una richiesta o una istanza (in base alla categoria) all'ufficio del personale competente (docente o tecnico amministrativo). Per i dettagli procedurali si rimanda alla lettura della circolare n. 29/2011, consultabile all'indirizzo: http://www.unifi.it/upload/sub/personale/normativa/circ29_141011.pdf.

Nel caso di cessazione del rapporto per pensionamento è possibile richiedere una proroga della data di scadenza per un periodo non superiore a 6 mesi e per giustificati motivi connessi con l'attività istituzionale presso l'Ateneo. Tale richiesta deve essere fatta via fax attraverso il modulo predisposto (formato pdf, formato rtf).

I dottori di ricerca perdono il diritto tre anni dopo la chiusura del ciclo di appartenenza del dottorato. Quando il Sistema Informativo degli Studenti rileva che sono passati 3 anni dalla chiusura del ciclo, viene attivata la specifica procedura di disattivazione (caso 1).

Le altre categorie di personale, che hanno una casella di posta elettronica a scadenza, perdono il diritto al momento della scadenza indicata sul modulo di attivazione. Viene allora attivata la specifica procedura di disattivazione (caso 2).

Caselle di funzione
Le caselle di posta elettronica, relative alle figure istituzionali della struttura, assegnate automaticamente, sono permanenti. Le caselle richieste specificatamente per ruoli svolti all’interno dell’Ateneo perdono il diritto al momento della scadenza indicata sul modulo di attivazione. Le caselle richieste per attività istituzionali permanenti nella struttura, non hanno scadenza. Dopo un anno di non utilizzo verrà mandata richiesta di conferma della casella al Responsabile della Struttura.

Informativa sui dati raccolti

(in conformità al Provvedimento "lavoro: le linee guida del Garante per posta elettronica e Internet")

I dati raccolti relativamente al traffico di posta elettronica sono gestiti in modo da garantire la riservatezza, i diritti e le libertà fondamentali, la dignità degli utenti.

I dati del traffico (esclusi i contenuti dei messaggi) sono conservati conformemente a quanto stabilito dalla legislazione vigente e vengono forniti alle autorità competenti solo nei casi previsti dalla legge.

I dati contenenti le informazioni relative alle funzionalità di Sistema sono utilizzati dagli incaricati della gestione del servizio ai soli fini dei controlli di funzionalità (per esigenze organizzative, produttive e di sicurezza).

I dati non vengono utilizzati né per supervisione della attività lavorativa né per tracciamento di profili professionali.