Posta Elettronica Certificata (PEC)

Presentazione su PEC: ‘legislazione, attuazione, effetti lavorativi', ‘funzionalità e utilizzo'.

Destinatari del servizio
Il servizio di PEC e le sue caratteristiche
Attivazione del servizio
Informazioni per l'utilizzo
Livelli di servizio
Condizioni economiche

Destinatari del servizio

Il servizio viene fornito, attraverso lo CSIAF, a tutte le strutture di Ateneo dotate di registro di protocollo: tali strutture sono tenute, in base al Codice di Amministrazione Digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82) ad avere almeno una casella di posta elettronica certificata. Il servizio viene fornito anche alle figure istituzionali e dirigenziali (v. elenco).

Il servizio può essere esteso su richiesta ad altre strutture o a uffici, entità, gruppi di lavoro dell’Ateneo che ne abbiano l’esigenza.

Il servizio di PEC e le sue caratteristiche

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente attestazione elettronica dell'invio e della consegna di documenti informatici. La PEC ha valenza legale (le credenziali di accesso devono essere custodite con particolare cura).

La PEC garantisce, con modalità informatica, il recapito dei documenti in modo equivalente ad una tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno (i documenti in arrivo e in partenza devono essere protocollati).

Gli indirizzi di posta elettronica certificata dell'Ateneo Fiorentino utilizzano il dominio pec.unifi.it ed hanno un formato

sigla@pec.unifi.it

dove sigla è l'identificativo della struttura.

Il servizio viene fornito all'Ateneo dal gestore InfoCert (subentrato a Infocamere), accreditato nell’elenco pubblico dei Gestori di PEC del CNIPA (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione); il servizio viene erogato tramite il prodotto Legalmail.

Caselle di PEC:

• spazio casella di 1 GB;
• notifica SMS per informare l'utente della presenza di nuovi messaggi in arrivo nella sua casella;
• l'autenticazione avviene tramite le credenziali costituite da Username e Password, fornite ad ogni utente;
• l'utente ha la possibilità di modificare la propria password.

Accesso delle caselle:

• si può accedere alla casella via webmail, attraverso un browser, da qualunque postazione collegata ad Internet (tipo di accesso raccomandato);
• la casella può essere utilizzata tramite i più comuni strumenti di gestione della posta elettronica (Outlook, Eudora, Netscape ecc.), configurati sulla propria stazione di lavoro;
• per la ricezione dei messaggi possono essere utilizzati i protocolli POPS e IMAPS.

Utilizzo:

• è obbligatorio almeno un destinatario (nel campo "TO" / "A");
• il numero massimo di destinatari diretti (nel campo "TO" / "A") è di 250;
• il numero massimo di destinatari totali (nei campi "TO" / "A" e "CC") è di 500;
• è vietato l'utilizzo di destinatari nascosti (nel campo "BCC" / "CCN");
• si possono inviare messaggi della dimensione massima complessiva (prodotto della dimensione del messaggio per il numero di destinatari) di 30 MB;
• è possibile attivare, tramite i filtri, un inoltro automatico verso un indirizzo di posta elettronica 'normale' di tutti i messaggi provenienti da un indirizzo di posta elettronica 'normale'.

Ricevute: all'utente che ha spedito un messaggio vengono inviati

• una "ricevuta di accettazione"  da parte del gestore della propria casella, se il messaggio è conforme ai requisiti;
• una "ricevuta di consegna" da parte del gestore della casella del destinatario, se il trasporto è andato a buon fine; viene allegato il messaggio originario, come prova di quanto è stato spedito;
• un messaggio di "anomalia" se il messaggio non viene accettato dal gestore della propria casella per non conformità (incongruenza del mittente nel campo "FROM" / "DA", presenza di virus ecc.);
• un messaggio di "errore di trasporto" se non è andato a buon fine il colloquio fra il gestore della propria casella e quello della casella del destinatario;
• un messaggio di "errore di consegna" se non è andato a buon fine il recapito nella casella del destinatario.

Protezione della casella:

• i messaggi, sia in ingresso che in uscita, sono controllati da un sistema antivirus;
• è attivabile un sistema antispam, compatibile con la normativa vigente.  

Sicurezza:

• l'accesso al servizio sia come mittente che come destinatario avviene con protocollo sicuro (SSL/TLS);
• l'accesso via webmail può essere fatto tramite certificato di autenticazione su smart card o token USB;
• è possibile firmare e cifrare i messaggi utilizzando certificati di autenticazione personali, rilasciato da un qualsiasi Certificatore iscritto all'elenco pubblico;
• i messaggi spediti e le ricevute emesse vengono inseriti in una "busta di trasporto" firmata dal gestore del servizio;
• è disponibile una applicazione (Dike = Digital Key) che permette, fra l'altro, di verificare eventuali firme digitali apposte ai messaggi ricevuti.

Archiviazioni:

• il gestore del servizio conserva traccia delle operazioni svolte nel registro di log;
• le informazioni del registro dei log vengono conservate per 30 mesi;
• può essere mantenuto un archivio storico dei messaggi in entrata e in uscita: la attivazione e le opzioni di salvataggio possono essere configurate via webmail; lo spazio disponibile per tale archiviazione è di 1 GB.

Attivazione del servizio

Il servizio, per le caselle create in prima applicazione, viene attivato attraverso la trattativa espletata dallo CSIAF. Le caselle di Posta Elettronica Certificata vengono attivate entro 15 giorni dalla stipula della convenzione con il Provider selezionato.

La durata attualmente definita per la fornitura del servizio è di un anno solare.

Per tutta la durata della fornitura il servizio può essere attivato per ulteriori caselle autonomamente dalle Unità Amministrative dell'Ateneo, alle stesse condizioni contrattuali; dovrà essere data comunicazione a CSIAF degli acquisti effettuati in tale ambito.

Informazioni per l'utilizzo

Sul sito Legalmail sono presenti:

• informazioni sulla configurazione delle caselle;
• documenti di riferimento del prodotto (Manuale Operativo, disponibile per tutti, e Manuale Utente, disponibile per i possessori di casella);
• condizioni generali di contratto per il servizio PEC di Infocert (v. articoli di interesse per l'utilizzatore)
• installazione del programma Dike per gestire il sistema di firma digitale;
• FAQ: risposte a quesiti.

Il gestore fornisce un servizio di Call Center, contattabile sia telefonicamente che tramite posta elettronica; è disponibile anche un Call Center regionale contattabile tramite un numero verde.

Alcune risposte a quesiti sono presenti anche sulle FAQ presso il CNIPA

Livelli di servizio

Il servizio PEC deve soddisfare i livelli definiti dall’Art. 12 del Decreto “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata” del 2/11/2005, nonché quanto indicato nel Manuale Operativo del gestore del servizio, con particolare riferimento ai livelli definiti nel capitolo 9.

Qualora gli utenti riscontrassero disservizi nell’erogazione della PEC, riferibili alla mancanza di rispetto delle caratteristiche e dei livelli di servizio definiti, può segnalarlo allo CSIAF tramite l’apposito modulo (pdf, rtf).

Lo CSIAF si farà carico della rivalsa nei confronti del gestore nel caso di inadempienze contrattuali.

Condizioni economiche

Il contratto per le caselle create per le strutture di Ateneo dotate di registro di protocollo e per le figure istituzionali e dirigenziali, è a carico dello CSIAF; il contratto è stato rinnovato per il terzo anno fino al 8 marzo 2011.

Ulteriori caselle potranno essere richieste dalle strutture agli stessi patti e condizioni economiche. Gli oneri saranno a carico delle strutture richiedenti.