PEC per le strutture dotate di registro di protocollo

Presentazione su PEC: ‘legislazione, attuazione, effetti lavorativi', ‘funzionalità e utilizzo'.

Destinatari del servizio

Il servizio di PEC e le sue caratteristiche

Attivazione del servizio  

Forzatura della password in caso di dimenticanza

Livelli di servizio

Condizioni economiche

Destinatari del servizio

Il servizio viene fornito, attraverso lo CSIAF, a tutte le strutture di Ateneo dotate di registro di protocollo: tali strutture sono tenute, in base al Codice di Amministrazione Digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i.) ad avere almeno una casella di posta elettronica certificata. Il servizio viene fornito anche alle figure istituzionali e dirigenziali. L'elenco delle caselle PEC attivate in base al CAD è consultabile sul sito web dell'indice PA, al seguente indirizzo: http://www.indicepa.gov.it/ricerca/dettaglioamministrazione.php?cod_amm=USFir.

Il servizio può essere esteso su richiesta ad altre strutture o a uffici, entità, gruppi di lavoro dell'Ateneo che ne abbiano l'esigenza.

Il servizio di PEC e le sue caratteristiche

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente attestazione elettronica dell'invio e della consegna di documenti informatici. La PEC ha valenza legale (le credenziali di accesso devono essere custodite con particolare cura).

La PEC garantisce, con modalità informatica, il recapito dei documenti in modo equivalente ad una tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno (i documenti in arrivo e in partenza devono essere protocollati).

Gli indirizzi di posta elettronica certificata dell'Ateneo Fiorentino utilizzano il dominio pec.unifi.it ed hanno un formato

sigla@pec.unifi.it

dove sigla è l'identificativo della struttura.

Il servizio viene fornito all'Ateneo dal gestore ArubaPEC, accreditato nell'elenco pubblico dei Gestori di PEC dell'Agenzia per l'Italia Digitale.

Caselle di PEC:

• spazio casella di 5 GB (2 di posta + 3 di archivio);
• dimensione max messaggio (compreso allegati) di 50 MB;
• numero max destinatari pari a 500;
• archivio di sicurezza di 3 GB;
• notifica tramite e-mail;
• modifica password;
• antivirus;
• antispam;
• ricezione e-mail non certificate;
• IMAP e IMAPS;
• POP e POPS;
• SMTP e SMTPS;
• accesso webmail;
• filtri e regole messaggi;
• ricezione mail non certificate;
• garanzia identità del mittente;
• ricevuta avvenuta/mancata consegna;
• validità legale dei messaggi inviati/ricevuti;
• non ripudiabilità del messaggio inviato/ricevuto;
• assistenza tramite call center e ticket;

Accesso delle caselle:

• si può accedere alla casella via webmail, attraverso un browser, da qualunque postazione collegata ad Internet (tipo di accesso raccomandato);
• la casella può essere utilizzata tramite i più comuni strumenti di gestione della posta elettronica (Outlook, Eudora, Netscape ecc.), configurati sulla propria stazione di lavoro;
• per la ricezione dei messaggi possono essere utilizzati i protocolli POPS e IMAPS.

Utilizzo:

• è obbligatorio almeno un destinatario (nel campo "TO" / "A");
• il numero massimo di destinatari diretti (nel campo "TO" / "A") è di 250;
• il numero massimo di destinatari totali (nei campi "TO" / "A" e "CC") è di 500;
• è vietato l'utilizzo di destinatari nascosti (nel campo "BCC" / "CCN");
• si possono inviare messaggi della dimensione massima complessiva (prodotto della dimensione del messaggio per il numero di destinatari) di 30 MB;
• è possibile attivare, tramite i filtri, un inoltro automatico verso un indirizzo di posta elettronica 'normale' di tutti i messaggi provenienti da un indirizzo di posta elettronica 'normale'.

Ricevute: all'utente che ha spedito un messaggio vengono inviati

• una "ricevuta di accettazione"  da parte del gestore della propria casella, se il messaggio è conforme ai requisiti;
• una "ricevuta di consegna" da parte del gestore della casella del destinatario, se il trasporto è andato a buon fine; viene allegato il messaggio originario, come prova di quanto è stato spedito;
• un messaggio di "anomalia" se il messaggio non viene accettato dal gestore della propria casella per non conformità (incongruenza del mittente nel campo "FROM" / "DA", presenza di virus ecc.);
• un messaggio di "errore di trasporto" se non è andato a buon fine il colloquio fra il gestore della propria casella e quello della casella del destinatario;
• un messaggio di "errore di consegna" se non è andato a buon fine il recapito nella casella del destinatario.

Protezione della casella:

• i messaggi, sia in ingresso che in uscita, sono controllati da un sistema antivirus;
• è attivabile un sistema antispam, compatibile con la normativa vigente.  

Sicurezza:

• l'accesso al servizio sia come mittente che come destinatario avviene con protocollo sicuro (SSL/TLS);
• l'accesso via webmail può essere fatto tramite certificato di autenticazione su smart card o token USB;
• è possibile firmare e cifrare i messaggi utilizzando certificati di autenticazione personali, rilasciato da un qualsiasi Certificatore iscritto all'elenco pubblico;
• i messaggi spediti e le ricevute emesse vengono inseriti in una "busta di trasporto" firmata dal gestore del servizio;
• è disponibile una applicazione (Dike = Digital Key) che permette, fra l'altro, di verificare eventuali firme digitali apposte ai messaggi ricevuti.

Archiviazioni:

• il gestore del servizio conserva traccia delle operazioni svolte nel registro di log;
• le informazioni del registro dei log vengono conservate per 30 mesi.

Attivazione del servizio

Il servizio viene erogato tramite il gestore PEC selezionato da CSIAF. Le caselle di Posta Elettronica Certificata vengono attivate entro 15 giorni dalla sottoscrizione della richiesta.

Forzatura della password in caso di dimenticanza

In caso di dimenticanza è possibile richiedere la forzatura della password inviando il modulo scaricabile dalla sezione "Modulistica", che può essere trasmesso a CSIAF in una delle modalità previste.

Livelli di servizio

Il servizio PEC deve soddisfare i livelli definiti dall'Art. 12 del Decreto "Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata" del 2/11/2005.

Qualora gli utenti riscontrassero disservizi nell'erogazione della PEC, riferibili alla mancanza di rispetto delle caratteristiche e dei livelli di servizio definiti, può segnalarlo allo CSIAF tramite l'apposito modulo (pdf, rtf).

Lo CSIAF si farà carico della rivalsa nei confronti del gestore nel caso di inadempienze contrattuali.

Condizioni economiche

Per il settimo anno consecutivo la spesa per le caselle di PEC delle strutture di Ateneo dotate di registro di protocollo e delle figure istituzionali e dirigenziali, è a carico dello CSIAF. 

Il contratto vigente è valido fino al 6 giugno 2016.

CSIAF ha aderito al contratto aperto di Regione Toscana "Carta Sanitaria Nazionale - CSE".